電話操作のミスを減らす!CTIシステムの魅力について

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効率よく仕事を進めるためにCTIを利用しよう

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CTIを導入するメリット

CTIシステムを取りいれると、パソコンで受発信することができます。また、電話をかけてきたお客さんの情報をパソコンで確認することも可能です。通話状況も確認できるようになるため、お客さんとのトラブルを防ぐことにも繋がります。

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設置と費用について

CTIにはクラウド型と設置型二つのタイプがあります。クラウド型はセキュリティに心配はありますが、ネットがつながる環境であればどこでも使用でき、導入コストが低いのが魅力です。設置型は導入コストは高いですが、セキュリティがしっかりしているため情報漏れの心配はなく、自由にカスタマイズができます。

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他のシステムと一緒に利用する

CTI自身も非常に便利な機能がついていますが、そこにさらに他のシステムも利用すると効率よく仕事を進めることができます。おすすめのシステムは二つあります。CRMは、メール送信だけではなくお客さんにアンケートと調査をすることができ、SFAは日報やお客さんの情報管理、請求書などの作成ができます。

CTIを利用すると電話営業も楽になる

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間違った電話番号にかけるミスがなくなる

ボタン式の電話番号だと番号のかけ間違いが多かったのですが、CTIは既に登録されているお客さんの番号を一回押すことで、ミスをなくします。ミスだけではなく、ボタンを押す時間も短縮できるため、生産性も上がります。

情報を常に最新の状態にしてくれる

昔の電話営業は進捗状況の確認ができなかったため、チームで情報を共有することが難しく、起こった問題も解決できずに放置してしまうということもありました。しかし、現在はCTIを利用するとトラブルがあった時に周りがフォローをしてくれ、様々な問題点を改善することができます。

かけ直し忘れを防ぐ

お客さんから時間指定で電話のかけ直し依頼があったのに、電話をするのを忘れたというトラブルが起きないよう、CTIにはリマンド機能がついています。時間を設定することで約束の時間がきたらアラームで教えてくれます。

電話応対のスキルも上がる

CTIでは電話の内容を録音する機能もついているので、モニタリングができ、電話応対の研修にも使えます。また、トラブルがあった際、担当者によるお客さんへの説明不足など、不快な対応をしていなかったかどうか等の原因を探ることができます。